Tạo menu thoại

Trước khi tạo menu thoại (IVR), hãy đảm bảo rằng đã thêm các tệp nhạc và tệp giọng nói.

Tệp nhạc. Những giai điệu mà khách hàng nghe trước khi kết nối với tổng đài viên.
Tìm hiểu chi tiết về các tệp nhạc

Tệp giọng nói. Bản ghi âm giọng nói mà khách hàng nghe khi liên hệ với bạn.
Tìm hiểu chi tiết về các tệp giọng nói

Làm thế nào để tạo menu thoại?

Chuyển đến Menu thoại (IVR).

Nhấn Tạo mẫu IVR.

Việc tạo mẫu IVR được chia thành hai giai đoạn. Ở giai đoạn thứ nhất, bạn cài đặt các thông số chung của menu thoại.

Nghĩ ra và nhập tên cho menu thoại.

Chọn tên miền mà menu thoại sẽ được tạo trong đó.

Nếu cần, hãy thêm mô tả cho menu thoại.

Cài đặt giữ máy

Khi làm việc với menu IVR: trong trường hợp không có dữ liệu nào được nhập (số của mục menu, v.v.) trong khoảng thời gian chờ nhập dữ liệu đã định, người dùng sẽ được chuyển hướng dựa trên cài đặt tương ứng.

Ví dụ, khách hàng không chọn số của mục menu (không nhấn phím nào) trong khoảng thời gian mà bạn đã chỉ định ở Thời gian chờ, giây (không dưới 3 giây). Khi đó họ sẽ nghe thấy Âm thanh vượt quá thời gian chờ, nếu bạn chọn nó. Chỉ định thời gian (tính bằng giây) mà hệ thống sẽ chờ khách hàng lựa chọn (nhấn phím số của mục menu).

Nếu trong thời gian này khách hàng không chọn gì, bạn có thể cài đặt Âm thanh vượt quá thời gian chờ.

Khi làm việc với menu IVR: vượt quá số lần lỗi đã định (số lần cố nhập số mục menu không tồn tại) khi nhập số của mục menu. Ví dụ, khách hàng đã chọn số mục menu không tồn tại (nhấn số “6”, mặc dù trong menu thoại chỉ có 3 mục menu: các số “1”, “2”, “3”). Số lần nhập sai bạn chọn ở Số lần nhập (không dưới 1).

Tiếp theo, bạn cần chọn Âm thanh kết luận sai, mà khách hàng sẽ nghe khi cố nhập sai số của mục menu.

Ngoài ra, bạn có thể chọn Âm thanh vượt quá số lần nhập, mà khách hàng sẽ nghe sau khi vượt quá số lần nhập.

Chuyển tiếp cuộc gọi. Chuyển tiếp khi hết thời gian chờ hoặc vượt quá số lần nhập. Tức là ở mục này bạn chọn hành động sẽ diễn ra nếu khách hàng không chọn gì trong menu thoại hoặc vượt quá số lần nhập sai. Bạn có thể chọn một trong ba hành động:
- kết thúc cuộc gọi;
- chọn nhân viên mà cuộc gọi sẽ được chuyển đến;
- chọn nhóm mà cuộc gọi sẽ được chuyển đến.

Quay lại menu.
Để quay lại phần trước đó của menu thoại (IVR), hệ thống sử dụng phím “*” (dấu sao).

Nhấn Lưu.

Ở giai đoạn thứ hai, bạn chọn khoảng thời gian, các tệp giọng nói để chào và mô tả menu.
Có thể thiết lập menu thoại cho giờ làm việc và ngoài giờ làm việc của công ty bạn hoặc suốt 24 giờ.

Cho giờ làm việc và ngoài giờ làm việc

Nhấn Giờ làm việc.

Xác định giờ làm việc. Sau khi xác định thời gian cho khoảng thời gian “Giờ làm việc”, khoảng thời gian “Vào bất kỳ thời điểm nào khác” sẽ được tự động tính toán.

Bạn có thể chọn các ngày làm việc trong tuần và thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc.

Nhấn Lưu.

Nhấn Chọn tệp giọng nói cho giờ làm việc.

Nếu cần, bạn có thể thêm lời chào nữa. Để làm điều này, hãy nhấn + Thêm lời chào bổ sung.

Chọn tệp mà bạn cần.

Nhấn Lưu.

Nhấn Chọn tệp giọng nói cho giờ làm việc.

Chọn tệp mà bạn cần.

Nhấn Lưu.

Để tạo các mục menu, hãy nhấn + Mục menu.

Tiếp theo, bạn cần chọn hành động cho mục menu này - hoặc khách hàng sẽ nghe một thông tin nhất định (Tệp giọng nói), hoặc khách hàng sẽ được chuyển đến nhóm, nhân viên hoặc cuộc gọi sẽ được kết thúc.

Nhấn Lưu.

Bằng cách này, bạn có thể thêm tới chín mục menu.
Nếu cần, có thể thêm tới chín mục con vào mỗi mục menu. Để làm điều này, hãy nhấn + Mục con.

Tiếp theo, bạn cần chọn hành động cho mục menu này - hoặc khách hàng sẽ nghe một thông tin nhất định (Tệp giọng nói), hoặc khách hàng sẽ được chuyển đến nhóm, nhân viên hoặc cuộc gọi sẽ được kết thúc.

Nhấn Lưu.

Sau khi bạn đã thêm tất cả các mục và mục con menu cần thiết, ở góc trên bên phải của Chỉnh sửa menu thoại, hãy nhấn Lưu menu thoại.

Để cài đặt menu thoại cho ngoài giờ làm việc, hãy nhấn Vào bất kỳ thời điểm nào khác.

Các cài đặt tiếp theo giống như đối với giờ làm việc.

Menu thoại suốt 24 giờ Phù hợp cho các công ty làm việc suốt 24 giờ, 7 ngày trong tuần.

Nhấn Bất kỳ thời điểm nào.

Các cài đặt tiếp theo giống như đối với giờ làm việc.