Skapa röstmeny

Innan du skapar en röstmeny (IVR), se till att musik- och röstfiler har lagts till.

Musikfiler. Melodier som kunden hör innan hen kopplas till en operatör.
Läs mer om musikfiler

Röstfiler. Röstinspelning som kunden hör när hen kontaktar er.
Läs mer om röstfiler

Hur skapar man en röstmeny?

Gå till Röstmeny (IVR).

Klicka på Skapa IVR-mall.

Att skapa en IVR-mall är uppdelat i två steg. I det första steget konfigurerar du de allmänna parametrarna för röstmenyn.

Kom på och ange ett namn för röstmenyn.

Välj den domän där röstmenyn ska skapas.

Lägg vid behov till en beskrivning av röstmenyn.

Inställningar för väntetid

Vid arbete med IVR-menyn: om inga data (menypunktsnummer osv.) har angetts inom det angivna väntintervallet för inmatning, omdirigeras användaren enligt motsvarande inställning.

Till exempel: kunden valde inget menypunktsnummer (tryckte inte på någon knapp) inom den tid du angett i Väntetid, sek. (minst 3 sek). Då hör hen Ljud för överskriden väntetid, om du väljer det. Ange tiden (i sekunder) som systemet ska vänta på kundens val (tryck på en menypunktsknapp).

Om kunden inte väljer något inom denna tid kan du konfigurera Ljud för överskriden väntetid.

Vid arbete med IVR-menyn: det angivna antalet fel (försök att ange ett obefintligt menypunktsnummer) vid inmatning av menypunktsnummer har överskridits. Till exempel: kunden valde ett obefintligt menypunktsnummer (tryckte på siffran "6", trots att röstmenyn bara har 3 menypunkter: siffrorna "1", "2", "3"). Antalet felaktiga inmatningsförsök väljer du i Antal inmatningsförsök (minst 1).

Därefter behöver du välja Ljud för felaktig inmatning, som kunden hör vid ett felaktigt försök att ange menypunktsnummer.

Du kan även välja Ljud för överskridna inmatningsförsök, som kunden hör efter att antalet inmatningsförsök har överskridits.

Omdirigering. Omdirigering vid timeout eller överskridet antal inmatningsförsök. I denna punkt väljer du alltså den åtgärd som utförs om kunden inte väljer något i röstmenyn eller överskrider antalet felaktiga inmatningsförsök. Du kan välja en av tre åtgärder:
- avsluta samtalet;
- välja en medarbetare som samtalet ska kopplas till;
- välja en grupp som samtalet ska kopplas till.

Återgå till menyn.
För att återgå till föregående avsnitt i röstmenyn (IVR) används tangenten "*" (asterisk) i systemet.

Klicka på Spara.

I det andra steget väljer du tidsintervall samt röstfiler för hälsning och menybeskrivning.
Du kan ställa in en röstmeny för företagets arbetstid och icke-arbetstid, eller dygnet runt.

För arbetstid och icke-arbetstid

Klicka på Arbetstid.

Ange arbetstiden. När du har angett tiden för tidsintervallet "Arbetstid" beräknas tidsintervallet "Alla andra tider" automatiskt.

Du kan välja veckans arbetsdagar samt start- och sluttid för arbetsdagen.

Klicka på Spara.

Klicka på Välj röstfil för arbetstiden.

Vid behov kan du lägga till ytterligare en hälsning. Klicka då på + Lägg till extra hälsning.

Välj den fil du önskar.

Klicka på Spara.

Klicka på Välj röstfil för arbetstiden.

Välj den fil du önskar.

Klicka på Spara.

För att skapa menypunkter, klicka på + Menypunkt.

Därefter behöver du välja en åtgärd för denna menypunkt - antingen lyssnar kunden på viss information (Röstfil), eller så omdirigeras kunden till en grupp eller en medarbetare, eller så avslutas samtalet.

Klicka på Spara.

På så sätt kan du lägga till upp till nio menypunkter.
Vid behov kan upp till nio undermenypunkter läggas till varje menypunkt. Klicka då på + Underpunkt.

Därefter behöver du välja en åtgärd för denna menypunkt - antingen lyssnar kunden på viss information (Röstfil), eller så omdirigeras kunden till en grupp eller en medarbetare, eller så avslutas samtalet.

Klicka på Spara.

När du har lagt till alla nödvändiga menypunkter och underpunkter klickar du på Spara röstmeny i det övre högra hörnet av Redigering av röstmeny.

För att konfigurera röstmenyn för icke-arbetstid, klicka på Alla andra tider.

De följande inställningarna är desamma som för arbetstiden.

Röstmeny dygnet runt Passar företag som arbetar dygnet runt, 7 dagar i veckan.

Klicka på Alla tider.

De följande inställningarna är desamma som för arbetstiden.