একটি ভয়েস মেনু তৈরি করা

একটি ভয়েস মেনু (IVR) তৈরি করার আগে, নিশ্চিত করুন যে মিউজিক এবং ভয়েস ফাইল যোগ করা হয়েছে।

Music files. যে সুরগুলি একজন গ্রাহক অপারেটরের সাথে সংযুক্ত হওয়ার আগে শোনেন।
মিউজিক ফাইল সম্পর্কে আরও জানুন

Voice files. যে ভয়েস রেকর্ডিং একজন গ্রাহক আপনার সাথে যোগাযোগ করার সময় শোনেন।
ভয়েস ফাইল সম্পর্কে আরও জানুন

কীভাবে একটি ভয়েস মেনু তৈরি করবেন?

1. Voice menu (IVR)-এ যান।

2. Create IVR template ক্লিক করুন।

একটি IVR টেমপ্লেট তৈরি করা দুটি ধাপে বিভক্ত। প্রথম ধাপে, আপনি ভয়েস মেনুর সাধারণ প্যারামিটার কনফিগার করেন।

1. ভয়েস মেনুর জন্য একটি নাম ঠিক করুন এবং লিখুন।

2. যে ডোমেইনে ভয়েস মেনুটি তৈরি করা হবে সেটি নির্বাচন করুন।

3. প্রয়োজনে, ভয়েস মেনুর একটি বর্ণনা যোগ করুন।

4. Wait settings

   IVR মেনু নিয়ে কাজ করার সময়: যদি নির্দিষ্ট ইনপুট অপেক্ষার ব্যবধানের মধ্যে কোনো তথ্য (একটি মেনু আইটেম নম্বর ইত্যাদি) প্রবেশ করানো না হয়, তাহলে ব্যবহারকারীকে সংশ্লিষ্ট সেটিংয়ের ভিত্তিতে পুনঃনির্দেশিত করা হবে।

   উদাহরণস্বরূপ, গ্রাহক Waiting time, sec.-এ (কমপক্ষে 3 সেকেন্ড) আপনার নির্দিষ্ট করা সময়ের মধ্যে একটি মেনু আইটেম নম্বর নির্বাচন করেননি (কোনো বোতাম চাপেননি)। সেক্ষেত্রে, আপনি নির্বাচন করলে তারা Wait timeout audio শুনবেন। সিস্টেম গ্রাহকের পছন্দের (একটি মেনু আইটেম নম্বর বোতাম চাপা) জন্য যে সময় (সেকেন্ডে) অপেক্ষা করবে তা নির্দিষ্ট করুন।

যদি গ্রাহক এই সময়ের মধ্যে কিছু নির্বাচন না করেন, তাহলে আপনি Wait timeout audio কনফিগার করতে পারেন।

5. IVR মেনু নিয়ে কাজ করার সময়: মেনু আইটেম নম্বর প্রবেশের সময় নির্দিষ্ট সংখ্যক ত্রুটি (অবিদ্যমান মেনু আইটেম নম্বর প্রবেশের চেষ্টা) অতিক্রম করা হয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, গ্রাহক একটি অবিদ্যমান মেনু আইটেম নম্বর নির্বাচন করেছেন ("6" সংখ্যাটি চেপেছেন, যদিও ভয়েস মেনুতে কেবল 3টি মেনু আইটেম আছে: "1", "2", "3" সংখ্যা)। আপনি Number of entry attempts-এ (কমপক্ষে 1) ভুল প্রবেশের চেষ্টার সংখ্যা নির্বাচন করেন।

এরপর, আপনাকে Incorrect entry audio নির্বাচন করতে হবে, যা গ্রাহক একটি মেনু আইটেম নম্বর প্রবেশের ভুল চেষ্টায় শুনবেন।

আপনি Entry attempts exceeded audio-ও নির্বাচন করতে পারেন, যা গ্রাহক প্রবেশের চেষ্টার সংখ্যা অতিক্রম করার পরে শুনবেন।

6. Forwarding. টাইমআউটে বা যখন প্রবেশের চেষ্টার সংখ্যা অতিক্রম করা হয় তখন ফরওয়ার্ডিং। অর্থাৎ, এই আইটেমে আপনি সেই কাজটি নির্বাচন করেন যা গ্রাহক ভয়েস মেনুতে কিছু নির্বাচন না করলে বা ভুল প্রবেশের চেষ্টার সংখ্যা অতিক্রম করলে ঘটবে। আপনি তিনটি কাজের একটি নির্বাচন করতে পারেন:
   • কলটি শেষ করা;
   • কলটি যে কর্মচারীর কাছে স্থানান্তরিত হবে তাকে নির্বাচন করা;
   • কলটি যে গ্রুপে স্থানান্তরিত হবে সেটি নির্বাচন করা।

মেনুতে ফিরে আসা।
ভয়েস মেনুর (IVR) আগের অংশে ফিরে আসতে, সিস্টেম "*" (তারকা চিহ্ন) কী ব্যবহার করে।

7. Save ক্লিক করুন।

দ্বিতীয় ধাপে, আপনি সময়সীমা এবং অভিবাদন ও মেনু বর্ণনার জন্য ভয়েস ফাইল নির্বাচন করেন।
আপনি আপনার কোম্পানির কর্মঘণ্টা এবং অকর্মঘণ্টার জন্য, অথবা একটি 24/7 ভয়েস মেনু সেট আপ করতে পারেন।

কর্মঘণ্টা এবং অকর্মঘণ্টার জন্য

1. Working hours ক্লিক করুন।

2. কর্মঘণ্টা নির্ধারণ করুন। "Working hours" সময়সীমার জন্য সময় নির্ধারণের পরে, "At any other time" সময়সীমাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করা হবে।

আপনি সপ্তাহের কর্মদিবস এবং কর্মদিবসের শুরু ও শেষ সময় নির্বাচন করতে পারেন।

3. Save ক্লিক করুন।

4. কর্মঘণ্টার জন্য Select voice file ক্লিক করুন।

প্রয়োজনে, আপনি আরেকটি অভিবাদন যোগ করতে পারেন। এটি করতে, + Add additional greeting ক্লিক করুন।

5. আপনার প্রয়োজনীয় ফাইলটি নির্বাচন করুন।

6. Save ক্লিক করুন।

7. কর্মঘণ্টার জন্য Select voice file ক্লিক করুন।

8. আপনার প্রয়োজনীয় ফাইলটি নির্বাচন করুন।

9. Save ক্লিক করুন।

10. মেনু আইটেম তৈরি করতে, + Menu item ক্লিক করুন।

11. এরপর, আপনাকে এই মেনু আইটেমের জন্য কাজটি নির্বাচন করতে হবে - হয় গ্রাহক নির্দিষ্ট তথ্য শুনবেন (Voice file), অথবা গ্রাহককে একটি গ্রুপ বা কর্মচারীর কাছে ফরওয়ার্ড করা হবে, অথবা কলটি শেষ করা হবে।

12. Save ক্লিক করুন।

13. এভাবে আপনি নয়টি পর্যন্ত মেনু আইটেম যোগ করতে পারেন।

14. প্রয়োজনে, আপনি প্রতিটি মেনু আইটেমে নয়টি পর্যন্ত সাবমেনু আইটেম যোগ করতে পারেন। এটি করতে, + Submenu ক্লিক করুন।

15. এরপর, আপনাকে এই মেনু আইটেমের জন্য কাজটি নির্বাচন করতে হবে - হয় গ্রাহক নির্দিষ্ট তথ্য শুনবেন (Voice file), অথবা গ্রাহককে একটি গ্রুপ বা কর্মচারীর কাছে ফরওয়ার্ড করা হবে, অথবা কলটি শেষ করা হবে।

16. Save ক্লিক করুন।

17. সমস্ত প্রয়োজনীয় মেনু আইটেম এবং সাবমেনু আইটেম যোগ করার পরে, Voice menu editing-এর উপরের ডান কোণে Save voice menu ক্লিক করুন।

18. অকর্মঘণ্টার জন্য ভয়েস মেনু সেট আপ করতে, At any other time ক্লিক করুন।

পরবর্তী সেটিংস কর্মঘণ্টার জন্য যেমন, ঠিক তেমনই।

24/7 ভয়েস মেনু যে কোম্পানিগুলি সপ্তাহে 7 দিন, চব্বিশ ঘণ্টা পরিচালিত হয় তাদের জন্য উপযুক্ত।

Any time ক্লিক করুন।

পরবর্তী সেটিংস কর্মঘণ্টার জন্য যেমন, ঠিক তেমনই।