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वॉइस मेनू बनाना
वॉइस मेनू (IVR) बनाने से पहले, सुनिश्चित करें कि संगीत और वॉइस फाइलें जोड़ी गई हैं।
संगीत फाइलें। वे धुनें जो ग्राहक ऑपरेटर से जुड़ने से पहले सुनता है।
संगीत फाइलों के बारे में विस्तार से जानें
वॉइस फाइलें। वह वॉइस ऑडियो रिकॉर्डिंग जो ग्राहक आपसे संपर्क करने पर सुनता है।
वॉइस फाइलों के बारे में विस्तार से जानें
वॉइस मेनू कैसे बनाएं?
- वॉइस मेनू (IVR) पर जाएं।
- IVR टेम्पलेट बनाएं पर क्लिक करें।
IVR टेम्पलेट बनाना दो चरणों में विभाजित है। पहले चरण में आप वॉइस मेनू के सामान्य पैरामीटर सेट करते हैं।
- वॉइस मेनू का नाम सोचें और दर्ज करें।
- वह डोमेन चुनें जिसमें वॉइस मेनू बनाया जाएगा।
- आवश्यकता होने पर वॉइस मेनू का विवरण जोड़ें।
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होल्ड सेटिंग
IVR मेनू के साथ काम करते समय: यदि डेटा इनपुट की प्रतीक्षा के निर्धारित अंतराल के दौरान कोई डेटा (मेनू आइटम नंबर आदि) दर्ज नहीं किया गया, तो उपयोगकर्ता को संबंधित सेटिंग के आधार पर रीडायरेक्ट किया जाएगा।
उदाहरण के लिए, ग्राहक ने आपके द्वारा प्रतीक्षा समय, सेकंड में निर्दिष्ट समय (कम से कम 3 सेकंड) के दौरान मेनू आइटम नंबर नहीं चुना (कोई बटन नहीं दबाया)। तब वह प्रतीक्षा समय अधिक होने का ऑडियो सुनेगा, यदि आप इसे चुनते हैं। वह समय (सेकंड में) निर्दिष्ट करें, जिसके दौरान सिस्टम ग्राहक की पसंद (मेनू आइटम नंबर के बटन दबाना) की प्रतीक्षा करेगा।
यदि ग्राहक इस समय के दौरान कुछ नहीं चुनता है, तो आप प्रतीक्षा समय अधिक होने का ऑडियो सेट कर सकते हैं।
- IVR मेनू के साथ काम करते समय: मेनू आइटम नंबर दर्ज करते समय निर्दिष्ट त्रुटियों की संख्या (अनुपस्थित मेनू आइटम नंबर दर्ज करने के प्रयास) पार हो गई। उदाहरण के लिए, ग्राहक ने अनुपस्थित मेनू आइटम नंबर चुना ("6" अंक दबाया, जबकि वॉइस मेनू में केवल 3 मेनू आइटम हैं: अंक "1", "2", "3")। गलत इनपुट के प्रयासों की संख्या आप इनपुट प्रयासों की संख्या (कम से कम 1) में चुनते हैं।
आगे आपको गलत निष्कर्ष का ऑडियो चुनना होगा, जिसे ग्राहक मेनू आइटम नंबर के गलत इनपुट प्रयास पर सुनेगा।
साथ ही आप इनपुट प्रयास अधिक होने का ऑडियो चुन सकते हैं, जिसे ग्राहक इनपुट प्रयासों की संख्या पार होने के बाद सुनेगा।
- रीडायरेक्शन।
टाइमआउट या इनपुट प्रयासों की संख्या पार होने पर रीडायरेक्शन। यानी इस बिंदु में आप वह क्रिया चुनते हैं, जो तब होगी जब ग्राहक वॉइस मेनू में कुछ नहीं चुनेगा या गलत इनपुट के प्रयासों की संख्या पार कर जाएगा।
आप तीन में से एक क्रिया चुन सकते हैं:
- कॉल समाप्त करें;
- वह कर्मचारी चुनें, जिसे कॉल स्थानांतरित किया जाएगा;
- वह समूह चुनें, जिसे कॉल स्थानांतरित किया जाएगा।
मेनू में वापसी।
वॉइस मेनू (IVR) के पिछले अनुभाग में वापस जाने के लिए सिस्टम में "*" (तारांकन) कुंजी का उपयोग किया जाता है।
- सहेजें पर क्लिक करें।
दूसरे चरण में आप समय सीमा, अभिवादन और मेनू विवरण के लिए वॉइस फाइलें चुनते हैं।
आप अपनी कंपनी के कार्य और गैर-कार्य समय के लिए या चौबीसों घंटे वॉइस मेनू सेट कर सकते हैं।
कार्य और गैर-कार्य समय के लिए
- कार्य समय पर क्लिक करें।
- कार्य समय निर्धारित करें। "कार्य समय" घंटे सीमा के लिए समय निर्धारित करने के बाद स्वचालित रूप से "किसी भी अन्य समय" की समय सीमा की गणना हो जाएगी।
आप सप्ताह के कार्य दिवस और कार्य दिवस के प्रारंभ और समाप्ति का समय चुन सकते हैं।
- सहेजें पर क्लिक करें।
- कार्य समय के लिए वॉइस फाइल चुनें पर क्लिक करें।
आवश्यकता होने पर आप एक और अभिवादन जोड़ सकते हैं। इसके लिए + अतिरिक्त अभिवादन जोड़ें पर क्लिक करें।
- आपको जो फाइल चाहिए उसे चुनें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
- कार्य समय के लिए वॉइस फाइल चुनें पर क्लिक करें।
- आपको जो फाइल चाहिए उसे चुनें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
- मेनू आइटम बनाने के लिए + मेनू आइटम पर क्लिक करें।
- आगे आपको इस मेनू आइटम के लिए क्रिया चुननी होगी - या तो ग्राहक कुछ जानकारी सुनेगा (वॉइस फाइल), या ग्राहक को किसी समूह, कर्मचारी को रीडायरेक्ट किया जाएगा या कॉल समाप्त कर दिया जाएगा।
- सहेजें पर क्लिक करें।
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इस प्रकार आप नौ तक मेनू आइटम जोड़ सकते हैं।
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आवश्यकता होने पर प्रत्येक मेनू आइटम में नौ तक उप-मेनू आइटम जोड़े जा सकते हैं। इसके लिए + उप-आइटम पर क्लिक करें।
- आगे आपको इस मेनू आइटम के लिए क्रिया चुननी होगी - या तो ग्राहक कुछ जानकारी सुनेगा (वॉइस फाइल), या ग्राहक को किसी समूह, कर्मचारी को रीडायरेक्ट किया जाएगा या कॉल समाप्त कर दिया जाएगा।
- सहेजें पर क्लिक करें।
- जब आप सभी आवश्यक मेनू आइटम और उप-आइटम जोड़ लें, तो वॉइस मेनू संपादन के ऊपरी दाएं कोने में वॉइस मेनू सहेजें पर क्लिक करें।
- गैर-कार्य समय के लिए वॉइस मेनू सेट करने हेतु किसी भी अन्य समय पर क्लिक करें।
आगे की सेटिंग वैसी ही हैं जैसी कार्य समय के लिए हैं।
चौबीसों घंटे वॉइस मेनू उन कंपनियों के लिए उपयुक्त है जो सप्ताह के 7 दिन चौबीसों घंटे काम करती हैं।
किसी भी समय पर क्लिक करें।
आगे की सेटिंग वैसी ही हैं जैसी कार्य समय के लिए हैं।